您是否对提高员工生产力、提高客户满意度和改善新员工入职感兴趣?

研究表明,当您改进公司存储、共享和管理知识的方式时,这些只是您可以获得的一些好处。

您是否正在寻找一种战略性的、可扩展的方式来做到这一点?那么您可能已经在考虑为您的公司创建一个知识库。

什么是知识库软件?

知识库软件充当集中式枢纽,您可以在其中存储、共享和维护公司信息。由于既有内部知识库,也有外部知识库,您可以将它们用于多种用途,例如:

  • 更快地将培训材料分享给新员工。
  • 存储销售报告,因此团队始终拥有最新的数字。
  • 在易于查找的地方向员工分享公司新闻和信息。
  • 实时编辑项目文档,让团队保持一致。
  • 回答常见问题和分享教程,以便客户可以找到问题的解决方案。

知识库的共同特征包括:

  • 文档协作功能,例如版本控制和实时协作。
  • 交互式功能,例如评论和评分内容。
  • 搜索功能,让您可以快速找到合适的内容。
  • 能够存储不同的内容类型,例如文档、pdf、图像、视频等。
  • 用户访问管理,因此您可以选择谁可以看到什么。

知识库软件的好处

确保您的网站拥有知识库具有多种优势。在内部使用时,知识库可以帮助:

  1. 知识保留:通过记录公司的知识,您可以降低员工离开公司时丢失重要信息的风险,并避免可能造成数百万损失的事故。
  2. 工作流程改进:将所有基本信息收集在一个地方可以通过更轻松地协作处理文档以及提高对内部信息的可访问性来改进您的工作流程。
  3. 信息安全:限制敏感信息落入坏人之手的风险。

在外部使用知识库作为营销工具来提高品牌知名度和忠诚度时,好处包括:

    1. 提高客户支持和保留率:超过十分之六的客户希望使用某种形式的数字自助服务工具进行简单的查询,而知识库是最常用的自助服务渠道。这与客户保留有何关系?

      大约 75% 的在线客户希望在五分钟内获得帮助,提供自助服务渠道的能力可以让客户立即自助。反过来,这可以让您的支持代理腾出时间来帮助客户解决更复杂的问题。

    2. SEO 优势:您可以接触到可能对您的产品有疑问并正在网上搜索的客户和潜在买家。
此外,知识库为您提供了充足的机会在内部链接回您的各种产品和/或服务页面。

如何创建 WordPress 知识库

如何创建 WordPress 知识库

使用 WordPress 创建知识库的好处

既然您看到了为您的网站建立知识库的好处,让我们讨论将WordPress 用于您的知识库的优点可能是一个好主意:

  • 方便:如果您已经在使用 WordPress,那么您已经熟悉了很多技术并且可以更快地设置它。
  • 预算友好:虽然便宜并不一定等于好,但低成本的 WordPress 选项可确保您不必花很多钱来建立知识库。
  • 易于实施:无需下载软件或努力从头开始创建知识库,许多 WordPress 选项提供了有用的模板来快速设置。

如何使用 WordPress 创建知识库

如果您已经在使用 WordPress 来创建您的网站,您可能也有兴趣使用它来管理您的知识库。这是如何做到的。

  1. 设置 WordPress 网站

    虽然很明显您需要安装 WordPress,但可能不太清楚的是您应该在子域(例如 support.yourdomainname.tld)上安装还是通过子文件夹(例如 yourdomainname.tld/support)安装。

    虽然您可以为您的 WordPress 知识库选择任何一条路线,但除非您的站点架构复杂,否则理想的设置是将 WordPress 安装在子文件夹中,因为这样更容易获得 SEO 优势。

    一旦您在网站上安装了全新的 WordPress,就该选择……

  2. 插件还是主题?

    您想为您的 WordPress 知识库使用插件或主题吗?有专门的插件,例如:

    • Echo 知识库:顶级 WordPress 知识库插件之一,拥有超过 15,000 名用户和 26 个易于使用的主题。有一个免费选项,付费的、更高级的版本每年从 46 美元到 170 美元不等。
    • BWL 知识库管理器:该插件用户友好,针对速度和性能进行了优化,并且可以与各种 WordPress 主题配合使用。它还允许您对用户进行简单的调查,以便您可以收集关于您的知识库文章有多大帮助的反馈。费用为 49 美元,并附带开发人员六个月的支持。
    • BetterDocs:这个知识库插件专注于客户支持,包括可滚动的目录和来自数据库的即时答案等功能。该插件每年收费 39-299 美元。

    您可以将这些插件添加到您现有的 WordPress 主题中,使其看起来与您的网站相似并创造无缝体验。

    另一种选择是选择一个 WordPress 主题作为您知识库的基础。如果您要选择一个主题,您会想要一个足够灵活的主题。例如,您可以使用组织主题作为组织内容的起点。

    使用主题的最大优势是让您的知识库立即正常工作要容易得多。使用插件时,您需要担心它是否会与您使用的任何主题和 WordPress 版本产生任何冲突。

    无论您选择哪个选项,您都希望选择具有持续更新插件或主题历史的可靠提供商。

  3. 设置您的 WordPress 知识库

    考虑帮助用户找到正确信息所需的导航。突出的搜索栏从来都不是坏事,但您还需要一个易于概览的层次结构。

    如果您将知识库创建为客户服务门户,您将需要能够引导客户找到正确答案的类别。

    是内部信息的知识库吗?然后,您可以根据对您的公司有意义的内容按团队或主题对内容进行分组。

  4. 添加内容

    将基础内容添加到知识库中。例如,客户支持门户可能包括:

    • 条款和条件或有关保证的信息。
    • 有关交货或运输的信息。
    • 常见问题解答。
    • 手册、教程和用户指南。

    内部知识库可能包括诸如营销报告、媒体资产和培训材料之类的文件——所有这些都取决于您希望如何使用该工具。

  5. 管理用户访问

    允许用户访问知识库并控制设置。根据插件或主题,这些设置可以让您邀请单个或整个用户组。您需要确保用户获得正确的访问权限。例如,他们可以查看、评论或编辑文档吗?某些文档是否应该只可供选定的一组用户访问?

    现在您的知识库可以使用了!

WordPress 知识库是您的最佳选择吗?

如果您已经将 WordPress 用于您的网站,那么将其用于您的知识库也很方便。

WordPress 知识库有许多优点——设置和使用通常很简单。不仅如此,成本也很低,通常您可以对定制进行很多控制。

有一些缺点,例如需要不断更新 WordPress 和您选择的主题或插件以避免漏洞和缺乏高级选项(例如广泛的分析和集成),大多数人会发现 WordPress 是满足他们知识库需求的一个很好的解决方案..

但是,这些限制对您来说可能不会成为问题,特别是如果您选择值得信赖的提供商并且没有大量客户访问您的知识库。

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